Nội dung chính:
Chứng từ là gì ?
Chứng từ là các văn bản giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ hợp lệ là các văn bản ghi lại nội dung giao dịch phát sinh phải đảm bảo:
– Tính pháp lý: ví dụ như các bên tham gia vào giao dịch phải ký xác nhận để nếu có xảy ra tranh chấp giữa các bên thì đây sẽ là bằng chứng, là cơ sở để phân xử đúng sai mà các bên không thể chối cãi được
– Đảm bảo tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức VD như hoá đơn giá thị gia tăng
– Đảm bảo tính trung thực: sự kiện ghi lại phải là có thực, không được bịa đặt
– Tính rõ ràng: đầy đủ nội dung, cụ thể, dể hiểu, không đa nghĩa
Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau. Có thể chỉ một văn bản chứng từ cũng là đầy đủ cho một nghiệp vụ, và cũng có những nghiệp vụ phải có nhiều loại văn bản chứng từ đi cùng với nhau mới tạo thành một bộ chứng từ đầy đủ.
Chứng từ nghĩa là một hối phiếu, một yêu cầu trả tiền, chứng từ về quyền sở hữu, chứng khoán, đầu tư, hoá đơn, chứng thực vi phạm hoặc bất kỳ bằng chứng nào của dữ kiện, luật, quyền hoặc ý kiến mà khi xuất trình chúng (bằng giấy tờ hoặc phương tiện điện tử)
I. Chứng từ thanh toán.
1. Hoá đơn thương mại ( commercial invoice)
Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải .v.v . .
Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v..
Ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoice) mà ta thường gặp, trong thực tế còn có các loại hóa đơn:
+ Hoá đơn tạm tính ( Provisional invoice) : là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hóa (trong trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần).
+ Hoá đơn chính thức ( final invoice) : là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
+ Hoá đơn chi tiết (detailed invoice) : có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
+ Hoá đơn chiếu lệ ( Proforma invoice) :
Là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Hóa đơn chiếu lệ giống như một hình thức hóa đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triể lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu (đối với hàng xuất nhập khẩu có điều kiện).
+ Hoá đơn trung lập (Neutral invoice)
+ Hoá đơn xác nhận ( certified invoice)
+ Hoá đơn Hải Quan (Customs Invoice)
+ Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice)
2. Bảng kê chi tiết ( Specification )
Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau
3. Phiếu đóng gói ( Packing list)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list)
4. Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of quanlity)
Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.
5. Giấy chứng nhận số lượng ( Certificate of quantity)
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v… Giấy này có thể do công ty giám dịnh cấp.
6. Giấy chứng nhận trọng lượng ( Certificate of weight)
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng
II. Chứng từ vận tải
1.Vận đơn đường biển.
Vận đơn đường biển có các chức năng sau:
+ Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở
+ Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển
+ Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá.
* Phân loại vận đơn.
a. Căn cứ vào việc xếp hàng hoá, vận đơn được chia thành:
+ Vận đơn đã bốc hàng.( Shipped Bill of Lading).
+ Vận đơn nhận để xếp (Received for shipment B/L)
b. Căn cứ vào quá trình vận tải vận đơn được chia thành:
+ Vận đơn đi thẳng ( Direct transport B/L)
+ Vận đơn đích danh (Traight B/L)
+ Vân đơn theo lệnh ( To order B/L)
+ Vận đơn vô danh ( To bearer B/L)
+ Vận đơn chuyển tải ( Transhipment B/L)
+ Vận đơn đi suốt ( Through B/L
+ Vận đơn vận tải liên hợp ( Combined Transport B/L)
+ Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu ( To Charter Party B/L)
Nếu hàng được xếp trên boong có vận đơn “shipped on deck B/L”. Ngoài ra còn có thể kể đến một số loại vận đơn khác:
+ Vận đơn chở container ( container B/L)
+ Vận đơn do người giao nhận cấp ( forwarder’s B/L hoặc House B/L)
+ Vận đơn tập hợp ( Groupage B/L)
+ Vận đơn rút gọn ( Short Form B/L)
2. Biên lai thuyền phó ( Mate’s Receipt)
Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
3. Biên lai gửi hàng đường biển ( Sea Waybill)
Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.
4. Phiếu gửi hàng ( Shipping Note)
Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.
5. Bản lược khai hàng hoá – Manifest – còn gọi là ” Cargo Manifest”
Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng
6. Sơ đồ xếp hàng ( Stowage plan hay còn gọi là Cargo plan)
Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào.
7. Bản kê sự kiện ( Statements of facts)
Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).
8. Bảng tính thưởng phạt bốc dỡ ( Time Sheet)
Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc bốc/dỡ hàng
9. Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of cargo = ROROC )
Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.
10. Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng ( Cargo Outturn Report = COR)
Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.
11. Giấy chứng nhận hàng thiếu ( Certificate of Shortlanded Cargo = CSC )
Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency – VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.
12. Vận đơn đường sắt ( Waybill, Bill of freight , railway bill of lading)
Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở.
Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.
13. Vận đơn đường không ( air waybill hoặc aircraft bill of lading)
Vận đơn hàng không (Airwaybill-AWB) là chức từ vận chuyển hàng hoá và bằng chức của việc ký kết hợp đồng và vận chuyển hàng hoá bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiếp nhận hàng hoá để vận chuyển ( Luật Hàng Không dân dụng Việt Nam số 66/2006/QH11 của Quốc hội – Ban hành ngày 12-07-2006).
Vận đơn hàng không bao gồm một số chức năng như sau:
+ Là bằng chức của một hợp đòng vận tải đã được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng
+ Là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận hàng
+ Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không
+ Là chứng từ kê khai hải quan của hàng hoá
+ Là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hoá
Không giống như vận tải đường biển, trong vận tải hàng không, người ta không sử dụng vận đơn có thể giao dịch dược, hay nói cách khác vận đơn hàng không không phải lầ chứng từ sở hữa hàng hoá như vận đơn đường biển thông thường. Nguyên nhân của điều này là do tốc độ vận tải hàng không rất cao, hành trình của máy bay thường kết thúc và hàng hoá được giao ngay ở nơi đến một khoảng thời gian dài trước khi có thể gửi chứng từ hàng không từ người xuất khẩu qua ngân hàng của họ tới ngân hàng của người xuất khẩu để rồi ngân hàng của người nhập khẩu gửi cho người nhập khẩu. Vì những lý do trên mà vận đơn hàng không thường không có chức năng sở hữu hàng hoá. Vận đơn hàng không có thể do hãng hàng không phát hành, cũng có thể do người khác không phải do hãng hàng không ban hành.
III. Các chứng từ bảo hiểm
Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
1. Đơn bảo hiểm hay còn gọi là hợp đồng bảo hiểm = insurance policy,
Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Ðơn bảo hiểm gồm có:
+ Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm .
+ Các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm
2. Giấy chứng nhận bảo hiểm (insurance certificate).
Nội dung: Những điều khoản về đối tượng bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.
IV. Chứng từ kho hàng
1.Biên lai kho hàng ( Warehouse’s receipt)
2. Chứng chỉ lưu kho ( warrants)
V. Chứng từ hải quan
1.Tờ khai Hải Quan ( Customs Declaration hay còn gọi là entry Declaration)
2. Giấy phép xuất nhập khẩu ( import/ export license).
3. Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh.
4. Giấy chứng nhận
– Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hóa (Certificate of weight)
-Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of quality)
-Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of quantity)
-Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
-Giấy chứng nhận vệ sinh phòng dịch (Certificate of sanitary health)
-Giấy chứng nhận hạn ngạch xuất khẩu (Export quota Certificate)
-Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
-Giấy chứng nhận hun trùng ( Fumigation Certificate )
-Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate)
5. Hoá đơn lãnh sự ( consular invoice)
VI. Phương tiện tín dụng
a. Hối phiếu ( Bill of exchange, or Draft)
b. Séc ( cheque, or check)
+ Séc thông thường dùng để chi trả tiền mặt ( Open Cheque)
+ Séc gạch chéo ( Crossed cheque) dùng để trả bằng cách chuyển khoản.
+ Séc bảo chi ( certified Cheque) trên đó có xác nhận của ngân hàng để bảo đảm séc đó có giá trị chi trả.
+ Séc định mức ( limited cheque) trong đó ngân hàng đjnhj mức số tiền được chi cho cả quyển cheque.
c. Thư tín dụng còn gọi là tín dụng thư.
